آشنایی بیشتر با دفتر کار هوشمند:
دفتر کار هوشمند نوعی فضای کاری اتوماتیک است که در بستر اینترنت امکان اتصال تمامی دستگاه موجود در یک سازمان را فراهم میآورد. در قالب این اتصال پایدار و ناگسستنی افزایش بهرهوری سازمانها و بهینه نمودن مصرف انرژی دو مزیت بزرگ، ثابت و قابلدسترس است. ولی از مزیت ارتباطگیری هوشمند ایجادشده بین تجهیزات که بهواقع تبادل، جمعآوری و بازخوانی اطلاعات را میسر میسازد، نیز نمیتوان گذر نمود. با این حال، هوشمندسازی دفتر کار مزایای شگرفی دارد که نتیجه آن به سامان رساندن سریعتر، بهینهتر و پرقدرتتر اهداف سازمانها است.
بخشهای مختلف ضروری در دفتر کار :
دفتر کار هوشمند از دو بخش اصلی و مهم تشکیلشده است. بخشی که مربوط به فضای کاری پرسنل بوده و قسمت دیگر که مکان برگزاری جلسات و کنفرانسها را تشکیل میدهد. درواقع تجهیزات هوشمند (سیستم صوتی، حضوروغیاب، تهویه، سایبان و پرده) مربوط به چنین فضاهایی بیشتر بر روی رفاه، آسایش و افزایش بهرهوری کاری کارمندان تمرکز دارند.
ولی در فضای جلسات از گروهی نرمافزارها و سختافزارهای هوشمند در جهت برقراری یک ارتباط حضوری و غیرحضوری قدرتمند کمک میگیرند. بدین ترتیب برنامهریزی، مدیریت و تحلیل این اجلاسها و گردهماییها به مدد این ابزارهای هوشمند سهلتر صورت میگیرد.
بخش اول: فضای کار هوشمند
فضاهای کاری هوشمند همان مکانهایی هستند که این فرصت را فراهم میسازند تا کارمندان در رفاه و آسایش کامل بر روی پروژههای مختلف زمان بگذارند. این فضاها ممکن است، متناسب با نوع فعالیت سازمانها شامل چندین بخش متفاوت باشند. به همین دلیل، هرکدام با توجه به نیاز خود از پکیجهای هوشمند بهره میبرند.
بخش دوم: اتاق جلسه هوشمند
ابزارهایی مانند ویدئوکنفرانسها، اسپیکرهای سقفی، وایت برد مجازی، دوربینها و بالابر پروژکتور اگر هوشمند شوند در برگزاری بهتر یک جلسه کمک بزرگی میکنند. بدین ترتیب میتوان تعداد قابلتوجهی از فعالیتها را در این جلسات مهم کاری فقط به مدد اعمال دستور به چندین گجت بهصورت خودکار به انجام رساند.
ابزارهای موجود در یک دفتر کار هوشمند:
همانطور که گفتیم دفاتر کاری در سازمانها به دو بخش مجزا تقسیم میشوند. ازاینرو بهمنظور هوشمندسازی دفتر کار نیز دقیقاً منطبق بر این تقسیمبندی به تعداد متفاوتی تجهیزات هوشمند نیازمند هستیم. ابزارهای هوشمند مخصوص به دفاتر جلسات و سمینارها و تجهیزات هوشمند مربوط به دفاتر کاری کارمندان که هرکدام تعداد مختلفی ابزار را شامل میشوند. در ادامه بیشتر باب تجهیزات موردنیاز برای هرکدام از این محیطهای کاری در شرکتها سخن میگوییم.
ابزارهای هوشمند موردنیاز برای دفاتر جلسات و سمینارها:
دریک دفتر جلسه هوشمند، ابزارها، طیفی از جدیدترین و بروزترین را در این مسیر شامل میشود. درواقع این ابزارها کمک میکنند تا مدیران مجموعهها بتوانند در بستر اینترنت و به صورتی مجازی و حضوری بدون محدودیت با مشتریان، سرمایهگذاران و مالکان در ارتباط بوده و جلسات خود را بهپیش ببرند.
نرمافزارهای بصری هوشمند:
از عمده نرمافزارها موجود در دفتر کار هوشمند میتوان به ویدئوکنفرانسها اشاره نمود که امکان یک همکاری در فضای آنلاین را فراهم میسازند. بدین ترتیب مصافتها و محدودیت مکانها ازمیانرفته و به مدد نرمافزارهایی مانند Zoom، Google Meet و Skype فاصلهها کوتاه میشوند.
البته از قدرت نرمافزارهای هوشمند همکاری در محل که امکان برنامهریزی برای مدیریت پروژهها، یادداشتبرداری و اشتراک صفحهنمایش چندکاربره و تعداد کثیری مزایای دیگر را برای مدیران فراهم میسازند، نیز نمیتوان گذر نمود.
و به مدد این نرمافزارها میان تیمهای حضوری ومجازی، یک ارتباط مؤثر، کارآمد و پویا طرحریزی میشود.
سختافزارهای بصری هوشمند:
دوربینهای هوشمند با پخش ویدیوهای HD، شفاف و بدون نویز تجربه یک فعالیت تجاری غیرحضوری عالی را رقم میزنند. بدین ترتیب صرفنظر از محل استقرار افراد گویی یک ارتباط نزدیک و بدون حاشیه به مدد این تجهیزات مدرن هوشمند مهیا است.
ابزارهای تجزیهوتحلیل هوشمند:
ابزارهای تحلیلی هوشمند در جهت بررسی کیفی فضاهای ملاقات، سنجش تجربه کارمندی در این فضاها و میزان کاربری اتاقهای جلسات در مسائل مختلف، سودمند واقع میشوند. بدین ترتیب میتوان در رفع نواقص و اعمال تنظیمات راهگشا گامهای مؤثری برداشت.
ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای دفاتر کاری کارمندان:
با هوشمندسازی دفتر کار این سری ابزارهای هوشمند علاوه بر رفاه، ارمغان آورندهی امنیت، زیبایی و کاهش محسوس هزینههای جاری نیز هستند. سیستمهایی که در ساختار این دفاتر مورد استفاده قرار میگیرند، مطمئناً دارای طیف گستردهای بوده، اما در کل، پیرو یک قاعده کلی هستند. در این بخش به پرکاربردترین این ابزار اشاره میکنیم.
- سیستمهای هوشمند کنترل و محدودکننده عبور و مرور
- دستگاههای بررسی میزان رطوبت هوا، اکسیژن و میزان ذرات معلق و آلودگی
- سیستمهای سرمایشی و گرمایشی و افزایش بازدهی انرژی بهمنظور تجربه دمای مطلوب
- تجهیزات روشنایی و تنظیم میزان روشنایی و شدت نور
- ابزارهای امنیتی و هشداردهنده و دزدگیر
- سیستمهای امنیت انبار
- پردههای هوشمند باقابلیت تنظیم نور محیط و جلوگیری از انتشار نور آزاردهنده
- بولتن دیجیتالی با امکان پخش آنلاین و لحظهای اعلانها و اطلاعات
- سنسور سلامت هوشمند با توانایی حفظ بهداشت عمومی
پیشنیازهای ضروری و نکات مهم قبل از ورود به مقوله هوشمندسازی دفتر کارهوشمندسازی دفتر کار:
برای طراحی و پیادهسازی دفتر کار هوشمند باید به پیش نیازها باید پرداخته شود و یک چکلیست دراینباره نوشته شود. بههرحال مدیران از اجرای اتوماسیون اهداف مختلفی دارند، پس باید در گام نخست ابتدا باید به نیازسنجی خود پرداخته و انتظارات خود را اولویتبندی نمایند. در این بخش به مواردی میپردازیم که با رعایت آنها هوشمند سازی را در قالبی اثرگذارتر تجربه میکنید.
یافتن دلایل و موانع پیشرفت:
با یافتن این دلایل به مدد بررسی و پرسش نظرات همکاران، بهتر میتوانید نتیجه بگیرید که، هوشمند سازی را از چه مکانی آغاز نمایید. هر سازمانی با یک سری عوامل بازدارنده مواجه بوده که سدی محکم بر سر راه موفقیتشان ایجاد میسازند. ولی با ورود به مقوله هوشمند سازی بهراحتی میتوان آنها را برطرف ساخت.
تعیین بودجه و سرمایه مالی:
متناسب با بودجه خود تعیین نمایید، کدامیک از تجهیزات هوشمند بیشترین تأثیر مثبت را در بهینه نمودن شرایط دفتر کار شما دارند. با انتخاب آنها قادر میشوید با کمترین هزینه یک شروع قدرتمند را بهمنظور هوشمند سازی محیط کاری خود صورت دهید.
انتخاب فناوری متناسب با گسترشهای آتی:
تعداد کارمندان فعلی و آینده و نیازهای آنها با گذر زمان در حال تغییر است. به همین دلیل در هوشمندسازی دفتر کار باید به این الگوی رشد توجه اکید نمایید. بدین ترتیب در آینده با نیاز به گسترش منابع هوشمند به مشکلی برنخورده و فناوری انتخابی شما اجازه هرگونه بست و پرورش را به شما میدهد.
بررسی نیازهای ضروری محل کار:
گاهی برخی نیازها مانند برقراری امنیت بسیار ضروری هستند، زیرا در صورت نبود آنها نقص و خللی جدی در کارکرد پرسنل ایجاد میشود. بدون در نظر گرفتن چنین مؤلفه مهمی برای محیطهای کاری، حفاظت از تجهیزات نیز با مشکل روبرو شده، بدین ترتیب امنیت شغلی و روانی بهکلی به مخاطره میافتد. با بررسی این عوامل میتوانید یک برآورد کلی از هزینه هوشمند سازی مدنظرتان به دست آورید.
مزایای هوشمندسازی دفتر کار:
باید اعتراف نمود یک دفتر کار هوشمند که تمامی جنبههای این فناوری را به بستر خود دعوت نموده باشد، محیطی کاملاً ایدهآل برای مدیران و کارمندان آن است. بدین ترتیب نهتنها ساعات کار و فعالیت در چنین فضایی سخت و طاقتفرسا نیست، بلکه بسیار شاد و مفرح خواهد شد. به همین دلیل است که گفته میشود، راندمان کاری بالا و بازده عالی را میتوان در این دفاتر مشاهده نمود.
در ادامه بیشتر باب این مزایای شگرف با شما سخن میگوییم.
- ارائه یک دفتر کاری لوکس، کمهزینه و با امنیت
- محدودسازی دسترسی آزاد به بخشهای حساس مدیریتی و بایگانی مدارک
- بهبود کارکرد کارمندان و افزایش کارایی آنها به کمک سیستمهای نرمافزاری یکپارچه
- مدیریت بهتر وضعیت دستگاهها و برنامههای جاری بدون اتلاف زمان
- برآورد دقیق هزینهها به کمک سنسورهای هوشمند خودکار و بهینهساز فضا
- رؤیت لحظهای نتیجه کارهای کارمندان حاضر و نحوه عملکرد سیستمهای فعال در ساختمان
- ارتباطگیری قدرتمند بین مخاطبان و برند و امکان توسعه بیشتر یک برند
- رفع احساس خستگی و کسالت و ارتقا سطح زندگی کاری و بهبود ارتباطات درونسازمانی
- افزایش نظارت بر افراد درون دفاتر، شناسایی بازدیدکنندگان و ارتقا امنیت به مدد نرمافزارهای هوشمند تشخیص چهره
- نظارت بیشتر مدیران بر نحوه کار کارمندان و میزان انجام کار واقعی آنها در یکزمان معین
کلام آخر باب دفتر کار هوشمند:
آنچه از همه مهمتر در مورد یک دفتر کار هوشمند جلوه میکند. امکان اجرای آن در تمامی دفاتر کاری بدون تعطیلی و حتی اجرای پروسهی زمانگیر ساختوساز است. بدین ترتیب حتی دفاتر قدیمی نیز بدون اختلال درروند کاری کارمندانشان و حتی ساعات کاری میتوانند، فرآیند هوشمند سازی را برای خود به اجرا گذارند. با این توصیفات بهرهمندی از مزایای این فناوری برای هر شرکت با هر درصد بودجه و توان مالی قابل پیادهسازی است. امکان یکپارچهسازی، اجرای سطوح مختلفی از اتوماسیون و هزینهی معقول سبب شده، در حال حاضر بسیاری از دفاتر به این سامانه علاقه فراوانی نشان دهند.